1. Vem ansvarar för personuppgifterna?
Verkstadsbok ägs och drivs av Makeit Solutions, ett svenskt Stockholmsbaserat företag.
Personuppgiftsansvaret beror på vilken behandling det gäller. För uppgifter som en ansluten verkstad registrerar om sina egna kunder, fordon, arbetsorder och verkstadsärenden är verkstaden normalt personuppgiftsansvarig. Makeit Solutions behandlar då uppgifterna som personuppgiftsbiträde för verkstadens räkning.
Makeit Solutions är normalt personuppgiftsansvarig för uppgifter som behövs för Verkstadsboks egna kundrelationer, användarkonton, abonnemang, betalningar, support, säkerhet, drift och kontaktförfrågningar.
2. Vilka uppgifter kan behandlas?
Beroende på hur tjänsten används kan följande kategorier behandlas:
- namn, e-postadress, telefonnummer och adress,
- företags- och faktureringsuppgifter,
- användarkonto, roll, behörighet och inloggningshistorik,
- registreringsnummer, VIN/chassinummer och andra fordonsuppgifter,
- mätarställning, service-, reparations- och arbetsorderinformation,
- bilder, dokument och PDF-underlag som laddas upp i tjänsten,
- supportärenden och kontaktförfrågningar,
- betalnings- och abonnemangsmetadata,
- IP-adress eller säkerhetshash, webbläsarinformation, auditloggar och tekniska säkerhetshändelser.
Ett registreringsnummer kan vara en personuppgift när det går att koppla till en fysisk person.
3. Varför behandlas uppgifterna?
Uppgifter behandlas för att tillhandahålla tjänsten, administrera konton och abonnemang, skapa och visa verkstadshistorik, ge support, hantera fakturering och betalning, förebygga missbruk, skydda tenant-isolering och informationssäkerhet samt uppfylla rättsliga skyldigheter.
4. Rättslig grund
Makeit Solutions behandling för egna avtals- och abonnemangsrelationer grundas normalt på avtal eller åtgärder inför avtal. Vissa uppgifter behandlas för att uppfylla rättsliga skyldigheter, exempelvis bokföringskrav. Support, drift- och säkerhetsloggning kan behandlas med stöd av berättigat intresse när intresset väger tyngre än den registrerades motstående intressen.
När Makeit Solutions agerar personuppgiftsbiträde bestäms rättslig grund och ändamål av den personuppgiftsansvariga verkstaden.
5. Kontaktformulär och support
När du skickar en förfrågan behandlas de kontaktuppgifter och det meddelande du själv lämnar för att kunna hantera ärendet. För spam- och missbruksskydd används bland annat en tillfällig räknefråga, honeypotfält, tidskontroll, CSRF-skydd och begränsning av hur många förfrågningar som kan skickas under en viss tid.
För offentliga kontaktärenden lagras en kryptografisk hash av IP-adressen i stället för IP-adressen i klartext för att möjliggöra rate limiting.
6. Betalningar
Om Stripe används behandlar Stripe betalningsuppgifter enligt sina egna villkor och sin egen integritetspolicy. Verkstadsbok behöver normalt inte lagra fullständiga kortuppgifter. Vid fakturabetalning behandlas de uppgifter som behövs för fakturering, betalningsuppföljning och bokföring.
7. Mottagare och underleverantörer
Personuppgifter kan behandlas av leverantörer som behövs för hosting, databasdrift, e-post, betalning, säkerhet och andra tekniska funktioner. Underleverantörer ska endast få den åtkomst som krävs för sitt uppdrag och ska omfattas av relevanta dataskyddskrav.
8. Överföring utanför EU/EES
Om en leverantör behandlar uppgifter utanför EU/EES ska överföringen ske med en tillåten mekanism enligt GDPR, exempelvis adekvansbeslut eller standardavtalsklausuler, när detta krävs.
9. Hur länge sparas uppgifter?
Uppgifter sparas inte längre än vad som behövs för respektive ändamål. Avtals- och fakturauppgifter kan behöva sparas längre för att uppfylla bokförings- och rättsliga krav. Support- och säkerhetsuppgifter sparas under den tid som behövs för ärendehantering, felsökning, säkerhet och dokumentation. Verkstadsdata hanteras enligt avtal och instruktioner från respektive verkstad.
10. Säkerhet
Verkstadsbok använder tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder såsom autentisering, personliga konton, serverbaserad behörighetskontroll, tenant-isolering, CSRF-skydd, säkra sessioner, auditloggning och databasrelationer som motverkar cross-tenant-kopplingar. Ingen säkerhetsåtgärd kan dock garantera absolut säkerhet.
11. Cookies och sessioner
Verkstadsbok använder nödvändiga sessionscookies för inloggning, säkerhet och formulärskydd. Dessa behövs för att tjänsten ska fungera. Om analys-, marknadsförings- eller andra icke nödvändiga cookies införs ska information och samtyckeshantering uppdateras innan de används.
12. Dina rättigheter
När GDPR gäller kan du bland annat ha rätt att få information om behandlingen, begära tillgång, rättelse, radering eller begränsning, invända mot viss behandling och i vissa fall få uppgifter överförda. Vilken aktör du ska kontakta beror på vem som är personuppgiftsansvarig för den aktuella behandlingen.
Om frågan gäller uppgifter som din verkstad har registrerat om dig eller ditt fordon bör du i första hand kontakta verkstaden. Om frågan gäller Verkstadsboks egna konto-, avtals-, betalnings- eller supportuppgifter kan du kontakta Makeit Solutions via Verkstadsbok.
13. Klagomål
Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att personuppgifter behandlas i strid med dataskyddsreglerna.
14. Ändringar
Policyn kan uppdateras när tjänsten, leverantörer eller lagkrav förändras. Den senaste versionen publiceras på verkstadsbok.se.
15. Kontakt
Integritetsfrågor skickas via kontaktformuläret. Verkstadsbok drivs av Makeit Solutions, Stockholm, Sverige.